Il Business Process Reengineering
Accelera la trasformazione dei processi del tuo business aziendale sfruttando dati e tecnologie avanzate e integrandoli con le competenze dei dipendenti.
Mantenere la propria impresa al passo con l’evoluzione tecnologica e di gestione è uno dei capisaldi per una gestione aziendale efficiente.
L’economia del giorno d’oggi è infatti caratterizzata da un elevato grado di fluidità, che costringe gli imprenditori e rivedere costantemente le proprie strategie ed i processi gestionali interni.
Evoluzione tecnologica, nuove leggi e normative, competitività sempre maggiore, nuove figure professionali, cambiamento delle responsabilità interne, cambiamento delle condizioni di mercato, queste sono solo alcune delle sfide che un imprenditore deve affrontare ogni giorno.
Per questi motivi rivedere i processi informativi della propria azienda è diventata un’attività necessaria per restare al passo con i tempi e perseguire gli obiettivi di efficienza aziendale.
Cos’è il Business Process Reengineering (BPR)
Per Business Process Reengineering si intende la rimodellazione di tutti o alcuni dei processi informativi relativi all’azienda, che possono riguardare sia l’organizzazione in generale che un dettaglio della struttura aziendale.
Il BPR Business Process Reengineering agisce sui processi informativi,intesicome i metodi e le modalità con cui i vari reparti e le persone comunicano e si scambiano informazioni. Attraverso questo processo è possibile ridisegnare il flusso di informazioni, metterein atto nuove procedure per aumentare l’efficienza aziendale ed utilizzare sistemi di controllo per gestire inmaniera sicura dati ed informazioni.
Spesso il BPR Business Process Reengineering viene eseguito avendo a fianco un esperto nel campo dell'efficienza aziendale come l'Innovation Manager.
L’obiettivo finale è dunque quello di rendere efficiente la fruizione delle informazioni, le quali devono essere certe, fruibili, sicure e facilmente reperibili, permettendo così di ridurre tempi e costi riguardo alla gestione e alla reperibilità delle stesse.
I motivi che possono spingere un’organizzazione ad eseguire un Business Process Reengineering possono essere la modifica della compagine operativa, l’adozione di nuovi software, introduzione di nuove tecnologie, aumento della competitività, nuove norme o aumento della responsabilità degli operativi.
BPR Business Process Reengineering: Reinventa il flusso informativo
Per avere successo nella trasformazione digitale è fondamentale integrare i processi decisionali in modo intuitivo e allo stesso tempo completo ed efficiente, creando un flusso di lavoro intelligente in cui le informazioni vengono raccolte e gestite in modo efficiente.
In questo modo i software di gestione delle informazioni e le competenze dei dipendenti agiranno in simbiosi rendendo il lavoro predittivo, automatizzato e trasparente.
Mettendo al centro dell’attenzione l’aggiornamento dei processi di fruizione delle informazioni e attuando un BPR Business Process Reengineering sarà possibile ridurre in modo notevole i costi di gestione delle informazioni e facilitare il lavoro dei vari reparti aziendali.
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Come attuare il Business Process Reengineering
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Comprendere i processi esistenti: Analisi AS IS
La prima attività da eseguire riguarda la comprensione dei processi esistenti all’interno dell’organizzazione (AS IS), con l’obiettivo di avere una visione chiara dell’azienda, delle sue dinamiche e delle persone con le quali ci si dovrà interfacciare.
Questo si concretizzerà con la stesura della Current State Map, la quale rappresenta graficamente lo stato AS IS attuale. Questa metterà in evidenza le reali esigenze del cliente (Voice of Customer) e sarà il punto di partenza per definire gli obiettivi del progetto.
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Identificare i processi da migliorare
Dopodiché è necessario identificare i processi che devono essere ridisegnati, raccogliendo il maggior numero possibile di dati ed informazioni riguardo a tempi, costi, inefficienze e personale coinvolto.
In questo caso la Value Stream Map ci aiuterà a mettere in evidenza le attività a valore e quelle non a valore che devono essere corrette. Attraverso la Future State Map si potrà poi comprendere i benefici futuri che verranno apportati grazie al Business Process Reengineering.
In questa fase vengono inoltre identificati i KPI (Key Performance Indicators) per rendere i processi definiti e misurabili, sia per quanto riguarda lo stato attuale che quello futuro. I KPI verranno infatti utilizzati per comprendere lo stato di avanzamento dei lavori rispetto agli obiettivi e le milestones prefissati.
Alcuni degli strumenti utilizzati sono:
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Diagramma i Kano: per categorizzare le aspettative del cliente in 3 macro categorie, must be, more is better e delighter
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Voice of customer: per capire le reali esigenze del cliente
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Work Breakdown Structure: per scomporre il progetto in piccole attività maggiormente controllabili
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Mappatura del processo: per rendere le attività chiare e condividerle con tutti i gli individui le informazioni riguardo al progetto
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Identificare le leve del cambiamento
Un processo di Business Process Reengineering può portare ad alcune resistenze e malumori all'interno dell'organizzazione.
L'innovation Manager e gli attori impegnati nel processo dovranno essere in grado di identificare le leve del cambiamento, agendo come facilitatori di questo processo evolutivo e facendo comprendere a tutti i membri dell'impresa l'importanza del progetto che si sta implementando.
É importante perciò saper trasmettere motivazione e sostenere i team durante l'intero processo. Per fare ciò è necessario avere ottime capacità relazionali e di leadership ed essere in grado di comprendere lo stato d'animo e la psicologia delle persone.
Coinvolgere e motivare i membri del team e dei reparti coinvolti faciliterà notevolmente il lavoro da svolgere e renderà i benefici ancora del BPR ancora più evidenti.
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Progettare i nuovi processi
Dopo aver identificato le aree che necessitano miglioramento è il momento di progettare i nuovi processi ed organizzare del Business Process Reengineering.
Viene eseguito un brainstorming per raccogliere le idee direttamente dai membri del team di sviluppo.
Dopo aver identificato le attività da svolgere queste andranno organizzate e schedulate in modo efficiente, secondo le linee guida del Project Management e sfruttando nuovamente strumenti come la WBS e il diagramma di Gantt.
In base alla quantità di lavoro da svolgere e alle risorse disonibili, le attività dovranno essere organizzate in modo da completare il progetto nelle tempistiche previste e senza sforare dal budget.
Fondamentale in questa fase sarà tenere sotto mano il project charter, il documento che riporta le principali informazioni di progetto, come obiettivi, vincoli e risorse disponibili, e che dovrà essere costantemente aggiornato in base a tutte le modifiche apportate.
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Rendere operativi i nuovi processi
Dopo aver progettato i nuovi processi da implementare sarà necessario condividere le informazioni con i responsabili e distribuire le attività e i work package, identificate grazie alla WBS, ai vari membri del team.
Per distribuire le attività e definire le responsabilità uno strumento molto utile è ma matrice RACI:
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Responsible:tutti coloro che partecipano alle attività del Work Package
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Accountable: l’unico responsabile dell’intero risultato del Work Package.
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Consulted: Chi grazie all’esperienza contribuisce in maniera massiccia alle decisioni operative e attuative del progetto.
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Informed: Coloro che sono direttamente influenzati dall’esito dei work packages e che di conseguenza devono rimanere costantemente informati dell’evolversi del progetto.
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Valutare e correggere i nuovi processi
Dopo aver introdotto con successo i nuovi processi bisogna verificare che i risultati siano in linea con gli obiettivi definiti ad inizio progetto, sfruttando i KPI (Key performance indicator) individuati nella fase iniziale.
In questo modo potremo correggere eventuali errori e migliorare ulteriormente l’efficienza perfezionando le attività svolte e riaprendole per migliorarle se necessario.
Inoltre è importante valutare il modo in cui i processi si integrano all'interno della realtà aziendale e quali sono le reazioni dei vari reparti interni.
A questo punto sarà possibile valutare se il progetto è stato svolto secondo quanto previsto dal project charter e, in caso di necessità, aggiornare il project charter stesso.
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Prospettare il miglioramento continuo
Dopo aver implementato con successo i nuovi processi è necessario trasmettere all’intera organizzazione la cultura Kaizen del miglioramento continuo, rendendo partecipi al cambiamento tutti i membri dell’azienda e ripetendo le 8 fasi del BPR ciclicamente.
Si avvierà così un circolo virtuoso in grado di migliorare ulteriormente l’efficienza e restare al passo con i tempi grazie all’ascolto e al coinvolgimento del personale interno all’azienda.
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Sviluppare obiettivi concreti
L'ultima fase è una conseguenza diretta del processo di miglioramento continuo e consiste nel porsi nuovi obiettivi concreti e raggiungibili.
Porsi degli obiettivi ambiziosi è sicuramente importante per creare entusiasmo all'interno del team, tuttavia bisogna anche pensare in modo concreto, pianificando tanti piccoli step da eseguire con continuità.
Questo permetterà di affinare le tecniche apprese, lavorare in modo efficiente e ridurre la probabilità di errori.
Di seguito elenchiamo i principali vantaggi ottenibili eseguendo un Business Process Reengineering e seguendo la filosofia Kaizen del miglioramento continuo.
- Aumento dell’efficienza aziendale
- Riduzione dei costi e tempi relativi alla gestione delle informazioni
- Migliore comunicazione tra i reparti
- Miglioramento dei processi decisionali
- Flusso costante di informazioni e facilità di reperimento
- Maggiore coinvolgimento del personale
- Migliore gestione delle attività dei vari progetti
- Maggior controllo dei KPI