Negli ultimi anni, il termine "whistleblowing" è diventato sempre più rilevante nel panorama aziendale e legislativo. Il whistleblowing si riferisce all'atto di segnalare comportamenti illeciti o non etici all'interno di un'organizzazione.
Questo meccanismo, se ben implementato, può giocare un ruolo cruciale nella prevenzione di frodi, corruzione e altre irregolarità, contribuendo a creare un ambiente lavorativo più trasparente e responsabile.
In questo articolo, esploreremo in dettaglio cosa si intende per whistleblowing, quali sono le normative di riferimento, i benefici per le imprese e le sfide legate alla sua implementazione.
Cos'è il Whistleblowing?
Il termine "whistleblowing" deriva dall'inglese "to blow the whistle", che letteralmente significa "soffiare nel fischietto".
Questa espressione fa riferimento all'azione compiuta da una persona, detta "whistleblower", che segnala comportamenti scorretti o illeciti di cui è venuta a conoscenza all'interno di un'organizzazione pubblica o privata.
Le segnalazioni possono riguardare una vasta gamma di comportamenti, tra cui:
- Frodi finanziarie
- Corruzione
- Violazioni normative
- Abusi di potere
- Pratiche non etiche
- Rischi per la salute e la sicurezza
- Danni ambientali
Il whistleblowing può avvenire sia internamente, attraverso canali predisposti dall'organizzazione, sia esternamente, tramite autorità di vigilanza o media.
Whistleblowing: chi è obbligato ad implementarlo?
Il whistleblowing è il sistema che consente ai dipendenti e a terzi di segnalare illeciti o irregolarità all'interno di un'organizzazione, garantendo anonimato e protezione da ritorsioni.
In Italia, l'obbligo di implementare un canale di whistleblowing riguarda sia il settore pubblico che quello privato. Le aziende private con almeno 50 dipendenti, quelle che operano in determinati settori regolamentati (come finanza e ambiente) e chi adotta il Modello 231 devono conformarsi alla normativa.
Il Decreto Legislativo 24/2023 recepisce la direttiva UE 2019/1937, estendendo la tutela del segnalante e imponendo procedure interne per gestire le segnalazioni in modo sicuro ed efficace.
Normativa sul Whistleblowing
Negli ultimi anni, molti Paesi hanno adottato normative specifiche per proteggere i whistleblower e promuovere la trasparenza.
In Europa, una delle principali normative di riferimento è la Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio, nota come "Direttiva sul whistleblowing".
La Direttiva Europea sul Whistleblowing: di cosa si tratta e quando entra in vigore
La Direttiva (UE) 2019/1937 stabilisce requisiti minimi per la protezione dei whistleblower e impone agli Stati membri di adottare leggi nazionali che garantiscano:
- Canali sicuri per la segnalazione
- Protezione contro le ritorsioni
- Riservatezza dell'identità del segnalante
- Procedure chiare per la gestione delle segnalazioni
In Italia, la normativa è stata recepita con il Decreto Legislativo n. 24/2023, che estende le tutele ai lavoratori del settore pubblico e privato.
Whistleblowing: come funziona?
Il whistleblowing è un meccanismo che consente a dipendenti, collaboratori o soggetti esterni di segnalare comportamenti illeciti o irregolarità all’interno di un’organizzazione, garantendo riservatezza e protezione da eventuali ritorsioni. Il processo di whistleblowing inizia con la possibilità di inviare una segnalazione attraverso canali dedicati, che possono essere interni (gestiti dall’azienda) o esterni (come autorità competenti). Le segnalazioni possono riguardare violazioni di leggi, frodi, corruzione, violazioni del codice etico o altre condotte illecite.
Per garantire la tutela del segnalante, il Decreto Legislativo 24/2023, che recepisce la Direttiva UE 2019/1937, impone l’adozione di procedure chiare e sicure per la gestione delle segnalazioni.
I canali di segnalazione devono assicurare la riservatezza dell’identità del whistleblower e delle persone coinvolte. Inoltre, il segnalante ha la possibilità di presentare segnalazioni in forma anonima.
Una volta ricevuta la segnalazione, l’organizzazione è tenuta a valutarla con attenzione e a condurre le dovute indagini interne. È previsto un termine massimo di tre mesi per fornire un riscontro al segnalante sull’esito della segnalazione e sulle eventuali misure adottate.
Il sistema di whistleblowing deve anche prevedere la protezione del segnalante contro rappresaglie come licenziamenti, demansionamenti o discriminazioni. In caso di violazioni, sono previste sanzioni per le organizzazioni che non rispettano l’obbligo di implementare procedure adeguate o che non proteggono il whistleblower.
Un sistema di whistleblowing efficace promuove un ambiente di lavoro trasparente, rafforza l’etica aziendale e contribuisce a prevenire e contrastare comportamenti scorretti o illeciti.
Perché il Whistleblowing è importante per le imprese?
L'adozione di un sistema di whistleblowing efficace rappresenta un elemento chiave per la crescita e la protezione delle imprese, portando numerosi benefici in termini di prevenzione, governance e reputazione.
Ecco perché è essenziale implementarlo correttamente.
Prevenzione di frodi e illeciti
Un sistema di segnalazione strutturato consente di individuare tempestivamente comportamenti scorretti o attività fraudolente all’interno dell’organizzazione.
Grazie alle segnalazioni dei dipendenti, l'azienda può intervenire rapidamente per correggere le irregolarità, evitando danni economici e proteggendo il proprio patrimonio.
Inoltre, la prevenzione di illeciti riduce il rischio di cause legali e sanzioni, garantendo un ambiente lavorativo più sicuro e conforme alle normative vigenti.
Miglioramento della cultura aziendale
Un'organizzazione che incoraggia le segnalazioni di irregolarità promuove un ambiente di lavoro basato sulla fiducia e sull’integrità.
I dipendenti che si sentono liberi di denunciare comportamenti non etici senza timore di ritorsioni contribuiscono a costruire una cultura aziendale trasparente e responsabile.
Questo favorisce la motivazione del personale, rafforza il senso di appartenenza e migliora il clima organizzativo, riducendo il turnover e aumentando la produttività.
Conformità normativa
L'implementazione di un sistema di whistleblowing conforme alle normative nazionali e internazionali è fondamentale per garantire il rispetto delle leggi in materia di trasparenza e anticorruzione.
Le imprese che adottano meccanismi di segnalazione in linea con le migliori pratiche internazionali non solo evitano sanzioni e controversie legali, ma rafforzano anche la propria governance interna, migliorando la gestione del rischio e la supervisione delle operazioni.
Reputazione e responsabilità sociale
Un'azienda che promuove il whistleblowing dimostra un forte impegno verso la legalità e la responsabilità sociale. La possibilità di segnalare eventuali violazioni senza paura di ripercussioni migliora l'immagine dell’impresa agli occhi di clienti, investitori e partner commerciali.
Inoltre, una politica aziendale trasparente e orientata all’etica contribuisce a rafforzare la fiducia del pubblico, consolidando il posizionamento dell’impresa nel mercato e garantendone la sostenibilità a lungo termine.
In definitiva, il whistleblowing non è solo un obbligo normativo, ma un'opportunità strategica per costruire un'azienda più solida, etica e competitiva.
Whistleblowing: come adeguarsi?
Per adeguarsi alla normativa sul whistleblowing, le organizzazioni devono innanzitutto creare canali sicuri e riservati per ricevere segnalazioni, che possano essere utilizzati da dipendenti, collaboratori e anche da soggetti esterni. Questi canali devono garantire l'anonimato del segnalante e proteggere la sua identità.
È essenziale implementare un sistema che permetta una gestione trasparente e tempestiva delle segnalazioni, con procedure interne per valutare e rispondere alle denunce entro il termine previsto di tre mesi.
Le organizzazioni devono anche redigere un codice etico e informare il personale riguardo alle modalità di segnalazione, fornendo formazione sul tema. Inoltre, è necessario garantire la protezione contro le ritorsioni: il segnalante non può subire alcun danno, come licenziamenti o discriminazioni, a causa della sua denuncia.
Infine, le aziende devono monitorare e aggiornare costantemente il sistema, adeguandosi a eventuali modifiche legislative e garantendo il corretto funzionamento delle procedure.
Come implementare un sistema di whistleblowing efficace
Per implementare un sistema di whistleblowing efficace, le imprese devono adottare 4 best practices:
- Creare canali di segnalazione sicuri: i canali devono garantire la riservatezza e consentire segnalazioni anonime, dove legalmente permesso. Questi possono includere piattaforme digitali dedicate, linee telefoniche riservate e caselle postali sicure
- Formare e sensibilizzare i dipendenti: è fondamentale formare i dipendenti sui diritti e sulle procedure di segnalazione, chiarendo le garanzie di protezione offerte.
- Garantire protezione e non ritorsione: l'azienda deve impegnarsi a proteggere i whistleblower da qualsiasi forma di ritorsione, come licenziamento, demansionamento o discriminazione.
- Monitorare e valutare il sistema: è importante monitorare l'efficacia del sistema di segnalazione, raccogliendo feedback e apportando miglioramenti continui.
Sfide e Criticità del Whistleblowing
Nonostante i benefici, il whistleblowing presenta alcune sfide:
- Paura di ritorsioni: i dipendenti possono temere conseguenze negative per la loro carriera, come il rischio di licenziamento, il demansionamento o altre forme di discriminazione.
Questo timore può scoraggiare le segnalazioni, soprattutto se l'organizzazione non ha stabilito procedure chiare di protezione per chi denuncia. È essenziale creare un ambiente di lavoro sicuro e promuovere la fiducia nelle misure di protezione adottate. - Mancanza di fiducia: se il sistema di whistleblowing non è percepito come trasparente, equo e riservato, i potenziali segnalanti potrebbero evitare di esporsi.
La mancanza di fiducia può derivare dall'assenza di comunicazione chiara sulle modalità di gestione delle segnalazioni o da precedenti esperienze negative. Per superare questa sfida, è cruciale garantire la massima riservatezza e offrire aggiornamenti regolari sullo stato delle segnalazioni. - Gestione delle segnalazioni false: è importante distinguere tra segnalazioni genuine e accuse infondate o pretestuose. Una gestione inadeguata può portare a tensioni interne e a un uso improprio del sistema. Le imprese devono implementare procedure rigorose per valutare l'attendibilità delle segnalazioni, evitando sia l'archiviazione di denunce fondate che l'accoglimento di accuse infondate.
Whistleblowing e Corporate Social Responsibility (CSR)
Il whistleblowing e la Corporate Social Responsibility (CSR) sono strettamente collegati, poiché entrambi mirano a promuovere comportamenti etici, trasparenza e responsabilità all'interno delle organizzazioni.
Un efficace sistema di whistleblowing rappresenta uno strumento fondamentale per sostenere e rafforzare le politiche di responsabilità sociale d'impresa, permettendo alle aziende di prevenire, individuare e correggere eventuali illeciti o comportamenti non conformi ai valori etici dichiarati.
Nel contesto della CSR (Corporate Social Responsibility), l'adozione di un sistema di segnalazione trasparente dimostra l'impegno concreto di un'azienda verso la legalità, la giustizia e il benessere dei propri stakeholder. I dipendenti, i clienti, i fornitori e la comunità in generale sono maggiormente inclini a fidarsi di un'organizzazione che incoraggia la segnalazione di pratiche scorrette e garantisce la protezione di chi denuncia. In questo senso, il whistleblowing diventa un elemento chiave per creare un ambiente di lavoro sicuro e rispettoso, in cui le persone si sentano libere di segnalare irregolarità senza timore di ritorsioni.
Inoltre, un sistema di whistleblowing ben implementato rafforza la governance aziendale, assicurando che le decisioni siano prese in modo trasparente e che eventuali comportamenti non etici siano affrontati prontamente. Questo non solo migliora la reputazione dell'azienda sul mercato, ma contribuisce anche a ridurre il rischio di sanzioni legali e danni economici.
Aziende che adottano pratiche di whistleblowing in linea con la Corporate Social Responsibility si dimostrano responsabili non solo nei confronti dei propri dipendenti, ma anche verso la società nel suo complesso, sostenendo un modello di business sostenibile e orientato al bene comune.
L'integrazione tra whistleblowing e Corporate Social Responsibility (CSR) offre anche vantaggi competitivi. Le imprese che dimostrano un impegno reale nella promozione dell'etica e della trasparenza attraggono talenti, investitori e consumatori che condividono questi valori. In un'epoca in cui la sostenibilità e la responsabilità sociale sono sempre più rilevanti, un programma di whistleblowing efficace non è solo una misura di conformità normativa, ma anche una leva strategica per consolidare la fiducia pubblica e garantire il successo a lungo termine.
Whistleblowing: come inserirlo nel bilancio di sostenibilità
Il whistleblowing rappresenta un elemento cruciale per promuovere la trasparenza e l’integrità aziendale, ed è sempre più rilevante nell’ambito del bilancio di sostenibilità. Rendicontare in modo chiaro ed efficace le attività legate al whistleblowing consente alle aziende di dimostrare il loro impegno verso la Corporate Social Responsibility (CSR) e la conformità alle normative vigenti.
Nel bilancio di sostenibilità, le aziende possono riportare informazioni quantitative e qualitative relative al sistema di whistleblowing. Tra i dati più significativi da includere vi sono il numero di segnalazioni ricevute, la tipologia di irregolarità segnalate, il tempo medio di gestione delle segnalazioni e l’esito delle indagini.
È utile evidenziare le misure adottate a seguito delle segnalazioni, come l’introduzione di nuove policy o interventi formativi per prevenire future violazioni.
Oltre ai dati, è importante descrivere il funzionamento del sistema di whistleblowing, specificando i canali di segnalazione disponibili (ad esempio piattaforme digitali anonime o linee telefoniche dedicate) e le garanzie di riservatezza per i segnalanti.
Integrare il whistleblowing nel bilancio di sostenibilità non solo migliora la trasparenza aziendale, ma rafforza anche la fiducia degli stakeholder, dimostrando un impegno concreto nella gestione etica e responsabile delle attività aziendali.
Conclusione
Il whistleblowing rappresenta uno strumento essenziale per promuovere la trasparenza, prevenire illeciti e migliorare la cultura aziendale. Le imprese che adottano sistemi di segnalazione efficaci non solo si conformano alle normative, ma rafforzano anche la loro reputazione e creano un ambiente di lavoro più etico e responsabile.
In un contesto normativo sempre più stringente, investire in un programma di whistleblowing ben strutturato non è solo una scelta etica, ma una necessità strategica per la sostenibilità e il successo a lungo termine dell'impresa.
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Massimo Zanardini
Polo Innovativo, Collaboratore e Sustainability Specialist
Dopo più di 10 anni di consulenza in ingegneria gestionale, sviluppando una lunga esperienza in progetti di trasferimento ad aziende nei settori dei sistemi IT, roadmap industria 4.0, applicazioni di tecnologie di stampa 3D, gestione delle scorte, pianificazione della produzione e digitalizzazione dei processi, mi occupo attualmente di supportare le imprese nella pianificazione dei propri investimenti e creazione di piani di Sostenibilità Aziendale finanziati.
